5 reglas de oro para responder la llamada de un cliente

Muchas veces no damos importancia a la forma como respondemos las llamadas telefónicas de nuestros clientes o potenciales clientes, olvidando que ese primer contacto con la organización podría ser el primero, o el último, dependiendo de cómo respondemos.

Llamada por teléfono

Llamada por teléfono

Llamada por teléfono

¡Emprende Trome! Es posible que un cliente haya requerido alguna vez detalles de un servicio o un producto que ofreces y en tu página web o tu tienda virtual solo ha encontrado un formulario como vía de contacto. Imagina su enfado y molestia, pero sobre todo su hambre de información. La mayoría de las veces, los clientes no tenemos tiempo para llenar formularios de contacto y esperar la respuesta. Mucho menos aún en estas épocas, donde el tiempo apremia. Por ello es vital poner un teléfono de contacto visible.

Pero tan importante como poner un teléfono visible es saber atender la llamada. ¡Trome! Aquí te damos 5 reglas de oro que debes en cuenta para ganar clientes y lograr mayores ventas.

1. Rapidez.- Atender el teléfono máximo en la tercera timbrada. Todo el mundo anda apurado ahora y, si no contesta a la tercera, puede ser que el potencial cliente busque otra alternativa. Si usted o su personal está atendiendo otra llamada, discúlpese, tome sus datos, y devuélvale la llamada en el menor tiempo posible.


2. Cordialidad.-
Los que responden el teléfono deben haber sido capacitados para realizar esta labor. Es una obligación ser cordiales y atentos. “¿En qué puedo ayudarlo?”, es la respuesta clave después de haberse identificado personalmente y a la empresa que representa. La cordialidad abre corazones y billeteras. A nadie le gusta que lo traten mal y menos cuando te va a comprar algo.


3. Mensaje correcto.-
Es importante que quien conteste el teléfono vocalice bien y hable pausadamente para que el mensaje que le llegue al interlocutor sea el correcto. Reiteramos que el personal debe ser entrenado. Las palabras “gracias” y “por favor” deben estar a flor de piel. Si detecta que el personal a su mando no tiene un trato cordial con los clientes, cámbielo e inmediato.

4. Saber escuchar.- No todos los clientes son iguales. Por eso es bueno que escuche atentamente lo que su interlocutor le pregunta. Es fundamental que esa persona sienta que la están escuchando. Recién cuando termine, intervenga para pedirle alguna aclaración o precisión si es que no ha entendido parte o en su totalidad lo conversado. Expresiones como “en qué más lo puedo ayudar” o “si tiene alguna duda, pregunte” dan confianza a la otra parte.

5. Devolver la llamada.- Hay que tener en cuenta siempre que la llamada no termina cuando se cuelga el teléfono, sino cuando se absuelve la duda o se resuelve la venta. Si ha quedado algo pendiente y ha quedado en devolver la llamada, hágalo en el menor tiempo posible. La llamada recién debe terminar cuando esté resuelta la consulta del interlocutor. Es una forma efectiva de ganar clientes.


Así como es importante tener un número de teléfono visible en sus medios digitales, es también importante que este sea una conexión fija. Poner un teléfono móvil crea desconfianza. Los clientes pueden pensar, y con razón, que tu empresa ni siquiera tiene una sede. Un teléfono fijo le da credibilidad a tu marca. Mucho ojo ¡Trome!


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